Saiba como ajudar e incentivar seus convidados para realizarem a confirmação de presença no casamento e se anteciparem para o evento!
Inicialmente, a lista de convidados é um dos itens que mais causa dificuldades na hora de organizar um casamento. Em seguida, com ela pronta, vem uma outra etapa: fazer a confirmação de presença das pessoas. Isto é, será preciso verificar com cada um dos convidados se eles poderão comparecer ao dia do casamento.
Sobretudo, esta etapa é fundamental para para poder bater a lista final e fechar com os fornecedores. Isto ocorre porque há empresas como buffet, espaço, doces e decoração que precisarão do número mais aproximado possível para que não falte ou sobre insumos.
No entanto, muitos casais encontram problemas nesta parte, uma vez que não é da cultura do brasileiro confirmar presença em eventos. Está em dúvida como agir nestes casos? Veja todas as dicas e esclareça suas dúvidas!
Dúvidas mais comuns sobre confirmação de presença
A sigla RSVP, em francês, significa “Répondez s’il vous plaît”, isto é, “responda, por favor”. Em outras palavras, essa abreviação é um sinônimo de pedido de confirmação de presença.
Sobretudo, o mais comum é que a assessoria de casamento entre em contato com os convidados por WhatsApp lembrando-os a respeito do evento.
Antes de mais nada, uma forma super comum de pedir confirmação de presença é através do site dos noivos. Ainda, o casal pode pedir à assessoria para fazer uma confirmação ativa, isto é, entrar em contato com os convidados e perguntar se eles poderão comparecer ao casamento.
Regularmente, os noivos colocam uma mensagem no convite assim como no site dos noivos falando sobre a confirmação de presença e o seu prazo.
Nestes casos, a melhor saída é investir na confirmação de presença ativa, na qual a assessoria de casamento entra em contato com os convidados para verificar se eles poderão ir.
Normalmente, o casal deixa informado no convite ou no site dos noivos qual é o melhor canal para confirmar a presença, que pode ser um telefone, e-mail, WhatsApp ou até no próprio site.
Em geral, o ideal é que os noivos entreguem os convites para quem mora fora com cerca de três meses de antecedência. Já para os convidados que moram na mesma cidade, um prazo bom é dois meses de antecedência.
Para os convidados que moram fora da cidade dos noivos, os convites podem ser enviados pelo correio. Por outro lado, para os demais, se os noivos puderem fazê-lo, é sempre uma delicadeza. Como se trata de um período bastante corrido, os casais podem pedir ajuda para os pais e outras pessoas próximas para entregar os convites.
Confirmação de presença ativa x passiva
Você sabia que existe a confirmação de presença ativa e a passiva? Em primeiro lugar, é importante entender qual é a diferença entre elas:
Confirmação passiva
Acima de tudo, a confirmação de presença passiva é quando o convidado entra em contato com a assessoria ou com os noivos de forma espontânea.
“Em outras palavras, ele se manifesta para confirmar a presença ou para avisar sobre sua ausência”, explica a assessora de casamentos Hellen Modesto, da Humana Eventos.
De acordo com a assessora Karina Müller, da Família Real Eventos, essa comunicação pode ser feita por e-mail, telefone ou principalmente pelo site de presentes do casal, onde há um campo de confirmação de presença.
Confirmação ativa
Por outro lado, a confirmação ativa é quando a assessoria ou os noivos entram em contato com o convidado para ter um retorno se ele poderá comparecer ou não.
“Sobretudo, é algo que não é espontâneo e precisamos instigar a resposta”, afirma Hellen.
Primordialmente, a forma mais usada e mais eficaz é a quando a assessoria entra em contato com os convidados, fazendo a confirmação efetiva, segundo Karina. Nesse sentido, ela pode ser realizada por telefone, WhatsApp ou e-mail.
No entanto, aqui no Brasil, as pessoas não têm o hábito de confirmar presença em nenhum evento, segundo Hellen.
“Por isso, a confirmação ativa funciona muito melhor aqui”, lembra.
Combinação de métodos
Frequentemente, os noivos combinam as formas de confirmação.
“Em primeiro lugar, os casais sempre deixam o site para que as pessoas façam a confirmação passiva. Em paralelo, a assessoria entra com a confirmação ativa para validação dessas informações”, expõe Karina.
Quanto tempo antes solicitar confirmação de presença?
Primeiramente, a recomendação de Hellen é sempre enviar um save the date para os convidados cerca de seis meses antes, para que eles possam se preparar. Depois, o ideal é enviar o convite para as pessoas que moram em outras cidades com três meses de antecedência para que possam buscar hospedagem e organizar a logística do casamento. Já para quem mora na mesma cidade, o convite pode ser enviado dois meses antes.
“Nestes três meses que antecedem o casamento, isto é, assim que os convites começarem a ser entregues, a assessoria já deve ter e mãos a lista completa dos convidados, para o caso de já receber confirmação passiva. Assim, se qualquer pessoa entrar em contato, já temos esta informação em mãos”, destaca Hellen.
Já a confirmação ativa, segundo Karina, deve ser feita com 45 dias de antecedência.
“Em suma, gostamos de trabalhar com antecedência para que os noivos tenham tempo de remanejar possíveis novos convidados ou alterar algo que seja necessário”, argumenta Karina.
Prazo para confirmação
Antes de mais nada, é importante que os noivos estabeleçam um prazo para a confirmação de presença, que costuma ser de 15 a sete dias antes do casamento.
“Sobretudo, há várias empresas que trabalham com insumos, como é o caso de buffet, bartender, doces e decoração. Portanto, se precisarmos fazer alguma adequação, ou até mesmo aumento no número de mesas e cadeiras, por exemplo”, pontua Hellen.
Com este número em mãos, as empresas vão se mobilizar para prestar seus serviços de acordo com o número de convidados confirmados.
“Logo, recomendamos sempre levar em consideração um número um pouco menor do que o da lista. Nós temos um cálculo de expectativa de quantas pessoas podem ir ou não e, com isso, fazemos o pagamento do serviço levando em consideração aqueles que realmente irão. E depois usamos esse prazo de uma a duas semas para qualquer adequação. Se não colocarmos um limite, os convidados confirmarão somente na semana do casamento, o que não interessante para fechar o serviço com estes fornecedores”, destaca Hellen.
Confirmação online: vale a pena?
De acordo com Karina, existem pesquisas que mostram que apenas 40% das pessoas confirmam a presença no site dos noivos, ou seja, é um número que não é efetivo.
“Por ser disponibilizado junto com os convites (3 a 4 meses) antes do casamento, podemos ter confirmações errôneas. A pessoa confirma e, no decorrer do tempo, pode haver alguma mudança de rotina ou compromisso. Consequentemente, a pessoa não tem como avisar que não poderá comparecer ao evento, ou sequer lembra que confirmou. Sendo assim, pode gerar um número errado de convidados no final”, alerta Karina.
Confirmação de presença pelo site: cuidados
Hellen vê que a confirmação online, através de sites e plataformas, inspira certos cuidados:
Conexão com a plataforma da assessoria
Acima de tudo, é preciso que o site esteja 100% conectado à plataforma que a assessoria já usa. Desta forma, quem confirma no site já aparece direto na lista original.
Convidados que conseguem confirmar pessoas extras
Muitas vezes, um grande erro é que os sites oferecem a possibilidade dos convidados confirmarem quantas pessoas eles quiserem.
“Algo que pode acontecer, por exemplo, é de uma pessoa ter um namorado recente, cujo nome não está na lista, e ainda assim conseguir confirmar a presença desta pessoa (que os noivos não estavam esperando)”, pondera Hellen.
Pessoas confirmadas foram realmente convidadas?
Outro fator para ficar atento na hora de contratar é que embora alguns sites ofereçam a opção de sincronizar o número de convidados por convite, há uma falha, segundo Hellen:
“Muitas vezes, os noivos convidam um casal de namorados, por exemplo. No entanto, eles terminam e a pessoa resolve levar uma amiga que não estava convidada. Para mim, o número não é relevante. É importante saber se as pessoas que confirmaram de fato foram convidadas. Então, uma confirmação de presença bem feita tem que ser feita a partir do nome de cada uma das pessoas que estão na lista”.
Confirmação por WhatsApp
Por fim, na opinião de Hellen, entre os meios de comunicação para confirmação o que melhor funciona é o WhatsApp.
“Ele é um meio de contato direto e mais rápido, além de ser focado em cada um dos convidados. O site é um tipo de confirmação passiva. Por outro lado, o e-mail não é todo mundo que olha. Da mesma forma, não é todo mundo que atende o telefone. Portanto, a melhor forma de chegar nas pessoas é quase sempre o WhatsApp”, confirma.
Quem faz a confirmação de presença no casamento?
Por último, a pessoa mais aconselhada pra fazer a confirmação é, de fato, a assessoria de casamento.
“Em primeiro lugar, por ser uma pessoa neutra. Muitos convidados ficam constrangidos e com vergonha de dizer ao casal que não vão ao casamento. Em dez anos de experiência de assessoria, já tive inúmeros relatos de convidados que falaram para os noivos que estariam presentes, mas quando a assessoria entrou em contato a pessoa disse que não poderia ir de forma alguma”, alerta Hellen.
“Com a assessoria a comunicação direta e assertiva facilita a possibilidade do convidado declinar ou confirmar de maneira rápida. Assim também, não gera nenhum tipo de constrangimento”, complementa Karina.
Margem de erro na confirmação
De acordo com Hellen, antes da pandemia, a expectativa era de 7% de erro da confirmação de presença da assessoria, o que é uma margem de erro. Então, se cem pessoas confirmaram presença, podemos esperar de 93 a 107 pessoas presentes no local. É muito difícil os convidados que confirmaram a ausência irem, mas sempre tem uma margem das pessoas que confirmaram e não vão.
“No entanto, quando os noivos faziam a confirmação de presença, segundo meu estudo, esta margem de erro subia para quase 30% de oscilação, o que é muito maior. Justamente por conta desse constrangimento dos convidados em dizer ao casal que não ia”, assegura Hellen.
RSVP na Lejour
Antes de mais nada, a Lejour possui ferramenta para confirmação de presença no site dos noivos. Ela é disponibilizada de forma gratuita e ajuda muito na organização do casamento!
Sobre a Lejour
Em suma, a Lejour é uma plataforma gratuita que ajuda a planejar e organizar seu casamento em todas as etapas. Nesse sentido, criamos um jeito simples e moderno de fazer o site de casamento e lista de presentes.
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