A confirmação de presença, também chamada de RSVP (que vem do termo francês “Répondez S’il Vous Plaît”, ou “Responda, por favor”), é algo fundamental para os noivos.
É a partir do número total de convidados que os noivos irão fechar a conta de itens como o buffet e decoração. No entanto, aqui no Brasil, não há uma cultura muito forte de confirmar presença em eventos – a maioria das pessoas deixa para última hora ou acaba nem respondendo. Quer saber como lidar com esta situação? Confira as nossas dicas!
Principais dúvidas sobre RSVP, como confirmar presença no casamento
Em primeiro lugar, os noivos devem colocar uma indicação no convite sobre como confirmar presença – pode haver a indicação do site dos noivos, além de um telefone ou e-mail da assessoria.
Caso os convidados não confirmem presença da forma desejada, os noivos podem contratar um serviço de RSVP ativo, no qual a assessoria de casamento irá entrar em contato com as pessoas e perguntar se poderão comparecer ou não à festa.
Normalmente, as mensagens para confirmação de presença contêm os seguintes dados:
– Prazo para confirmação/data limite para confirmação de presença;
– Telefone para contato, e-mail ou endereço do site dos noivos/plataforma de confirmação.
Primordialmente, se os convidados não confirmarem presença através dos contatos indicados no convite, os noivos poderão contratar um serviço de RSVP ativo. Com isso, a assessoria de casamento irá contatá-los e verificar quem poderá ir ao casamento.
Sobretudo, você pode criar um site de casamento e incluir uma seção de confirmação de presença. Em seguida, você pode compartilhar este link com seus convidados – seja através do WhatsApp ou de um e-mail.
Protocolo RSVP: como funciona?
Confira como funciona e os tipos de RSVP para o casamento.
RSVP passivo
Em primeiro lugar, o RSVP passivo é quando o cerimonial/assessor de casamento disponibiliza o seu contato para que o convidado confirme a presença, segundo a assessora de casamentos Maysa Zanette. Neste caso, de acordo com Carol, a iniciativa de confirmar presença parte dos convidados – seja por e-mail, site ou telefone.
“Antes de mais nada, hoje, cerca de 60 a 70% dos convidados não fazem a confirmação de presença da forma passiva”, alerta Maysa.
Maysa afirma que hoje a maioria dos convidados envia mensagem por WhatsApp e não fazem ligação. Ainda, ela acredita ser importante ter uma plataforma de confirmação de presença automatizada através de um site – e que seja ligado à plataforma usada pela assessoria.
“Acima de tudo, essa ferramenta facilita muito. Os convidados que não confirmam, por exemplo, enviamos uma mensagem através desta plataforma e eles recebem um link de confirmação. É uma mensagem personalizada com fotos dos noivos”, explica Maysa.
A Lejour possui o serviço de RSVP passivo, confira no site essa solução que ajuda muito os noivos!
RSVP ativo
Ao contrário do que acontece no RSVP passivo, este tipo de confirmação de presença requer que alguém entre em contato com o convidado diretamente, seja por WhatsApp, e-mail ou ligação. No caso, geralmente é a assessoria de casamento que desempenha esse papel.
Quem deve fazer a confirmação de presença no RSVP?
Sobretudo, este é um serviço que deve ser preferencialmente pela assessoria de casamento ou alguma pessoa que não tenha ligação direta com os donos da festa.
“Os convidados muita das vezes ficam sem graça de dizer que não irão para pessoas conhecidas que solicitam a confirmação de presença. Sempre uma pessoa neutra é o ideal”, pontua a assessora de casamentos Carol Pessanha.
Além disso, quando os noivos se propõem a fazer este serviço, fica mais difícil para eles serem objetivos.
“Se um convidado pedir para convidar mais pessoas que não estavam na lista, por exemplo, eles dificilmente conseguirão dizer não. Geralmente, eu oriento os noivos a não fazer, porque gera um estresse muito grande, bem na contagem regressiva para o casamento. Muitas vezes os convidados não poupam os noivos e acabam os constrangendo”, argumenta a assessora de casamentos Samara Alves.
Quanto tempo antes fazer a confirmação de presença, RSVP?
Primeiramente, o RSVP passivo vem no convite físico. De acordo com Carol, geralmente pede-se a confirmação até 20 dias antes da festa e os convites começam a serem distribuídos com 2 meses de antecedência.
“Logo, os convidados tem o prazo desde o recebimento até 20 dias antes para confirmar”, explica Carol.
Por outro lado, o RSVP ativo se inicia após o prazo dado para a confirmação passiva.
“Geralmente começa 20 dias antes do evento e é finalizado com 10 dias de antecedência”, sugere Carol.
No entanto, Samara pontua que, se for uma festa muito grande e com muitos convidados, ela inicia esse processo 30 dias antes.
Confira mais dicas de organização de casamento assistindo a esse vídeo:
Margem de erro na confirmação de presença
De acordo com Maysa, pode acontecer de os convidados confirmarem e não comparecerem, algo que é bem comum.
“Infelizmente, isto causa um transtorno aos noivos pois precisamos passar ao buffet e decoração um número de confirmados com pelo menos 10 dias de antecedência. Caso alguém não compareça, isso gera custos”, aponta Samara também lembra que imprevistos podem acontecer no dia, como o caso de um cancelamento de um voo ou até de alguém que havia confirmado ficar doente. Por isso, é preciso levar em consideração essa “quebra”.
Na opinião de Carol, se a confirmação de presença for bem feita, a margem de erro costuma ser de , no máximo, 5%.
Formas de confirmar presença
Veja as principais maneiras de fazer o RSVP:
RSVP por WhatsApp
Atualmente, tem sido a forma mais comum de confirmar presença. Em suma, a pessoa responsável pelo RSVP entra em contato com os convidados pelo aplicativo de mensagens, se apresenta e pede confirmação para o evento. Há também a possibilidade de enviar um link de confirmação. Para Carol, é uma das formas que melhor funciona.
Samara lembra, no entanto, que usar listas de transmissão não funciona bem. “Se a pessoa não tem o meu contato, por exemplo, ela pode não receber minha mensagem”, alerta. A assessora ainda pontua que costuma usar também o SMS, pois o convidado não precisará de internet para ler a mensagem.
RSVP online gratuito: site para confirmar presença
Igualmente, alguns sites de casamento, como o Lejour, oferecem uma ferramenta gratuita de RSVP, que os convidados podem acessar e confirmar presença. Nesse sentido, geralmente, as pessoas acessam o site dos noivos para ver informações sobre o casamento ou verificar a lista de presentes e aproveitam para assinalar que vão ao casamento.
Nesse sentido, na Lejour, é simples, fácil e prático confirmar a presença no site de casamento. Confira!
RSVP por e-mail
Para Carol, a confirmação por e-mail também costuma funcionar bem.
RSVP por telefone
Na opinião de Samara, esta é a forma mais assertiva de fazer a confirmação de presença.
“Em primeiro lugar, eu ligo e me apresento, falo sobre o evento com a data e nome do casal. Algumas vezes, eles já confirmam de cara. Em outros casos, eles nos pedem alguns dias – muitas pessoas acham que 30 dias é muito longe para saber se poderão ir. Por outro lado, há noivas que me pedem para fazer a confirmação em 20 dias, que é possível ter uma resposta mais concreta – e funciona para casamentos menores, de 150 convidados. Sendo assim, quando presto o serviço desta forma, o resultado no dia do casamento costuma ser bem integral – fica entre 5% a 3% de margem de erro”, comenta Samara.
Entretanto, um dos pontos contra este tipo de abordagem, segundo a própria Samara, é que algumas vezes as pessoas não gostam de atender ligação de números desconhecidos, por acreditar ser telemarketing.
Mensagem de confirmação de presença
Antes de mais nada, ainda não sabe como pedir para seus convidados confirmarem presença? A dica de Carol é usar os seguintes textos:
- Favor confirmar a presença até dia (data) pelo e-mail (inserir e-mail), site (inserir endereço) ou telefone (inserir telefone).
- RSVP até o dia (inserir data), através do e-mail (inserir e-mail), site (inserir endereço) ou telefone (inserir número).
Confirmação de presença pós-pandemia
Para Samara, nesse período pós-pandemia, a confirmação de presença passou a ser ainda mais fundamental.
“Primordialmente, ela traz mais segurança para o casal. Antes, tínhamos cerca de 20 convidados faltantes. Hoje, esse número diminui para cerca de cinco”, destaca Samara.
Sobre a Lejour
Acima de tudo, a Lejour é uma plataforma que auxilia os casais a planejar cada momento do casamento – desde a definição de orçamento e busca de fornecedores até a criação do site de casamento e lista de casamento.
Leia também:
Top 17 presentes de lista de casamento | Saiba quais são indispensáveis
Listas de presentes de casamento: todas que você irá precisar
RSVP: Quando os convidados devem confirmar presença no casamento
